La formation linguistique pour les équipes à distance aide les collaborateurs dispersés géographiquement à communiquer de manière plus claire et plus assurée dans la langue qu’ils utilisent au travail. Pour les entreprises dont les collaborateurs travaillent dans différents pays, cultures et fuseaux horaires, les barrières linguistiques peuvent devenir particulièrement visibles lors des visioconférences, des présentations, des appels avec les clients, des échanges par e-mail et de la collaboration au quotidien.
Une formation linguistique à distance efficace doit se concentrer sur les situations auxquelles les collaborateurs sont réellement confrontés dans leur travail. Il peut s’agir d’animer une réunion virtuelle, d’expliquer un problème technique, de donner du feedback, de rédiger un e-mail à un client, de demander des précisions ou de participer à une discussion de groupe au rythme soutenu.
Pour les équipes RH et L&D, l’objectif ne consiste pas simplement à proposer des cours de langue. Il s’agit d’aider les collaborateurs à mieux communiquer dans leur environnement professionnel tout en leur donnant la confiance et les compétences nécessaires pour participer pleinement au travail d’une équipe à distance.
Pourquoi le travail à distance peut accentuer les barrières linguistiques
Les barrières linguistiques existent aussi bien sur site qu’à distance, mais la communication virtuelle peut les rendre plus difficiles à identifier et à surmonter.
Au bureau, un collaborateur qui ne comprend pas une partie d’une conversation peut observer les réactions des autres, demander des précisions à un collègue après l’échange ou vérifier rapidement qu’il a bien compris en allant voir quelqu’un à son bureau. À distance, les collaborateurs ont souvent moins d’occasions de profiter de ces échanges informels.
Les visioconférences présentent leurs propres difficultés. Les participants peuvent parler rapidement, s’interrompre, utiliser du jargon propre à leur secteur ou passer au sujet suivant avant qu’une personne travaillant dans une langue seconde ait eu le temps de formuler sa réponse.
La communication écrite peut être difficile pour d’autres raisons. Les e-mails, Slack et Microsoft Teams suppriment de nombreux indices qui nous aident habituellement à interpréter le ton d’un message. Un message qui se veut concis peut paraître froid. Un message soigneusement rédigé par une personne non francophone peut sembler excessivement formel, même si ce n’était pas son intention.
Ces difficultés peuvent être encore plus visibles lorsque les collaborateurs travaillent non seulement dans plusieurs langues, mais aussi dans plusieurs cultures. Les attentes en matière de communication directe, de hiérarchie, de désaccord, de feedback et de participation peuvent varier considérablement selon les entreprises et les régions.
Signes indiquant que votre équipe à distance pourrait avoir besoin d’une formation linguistique
Les barrières linguistiques ne sont pas toujours évidentes. Un collaborateur peut avoir un niveau suffisant pour gérer les conversations du quotidien tout en rencontrant des difficultés face aux échanges plus complexes exigés dans un environnement professionnel.
Les responsables RH et les managers doivent aller au-delà de la simple question de savoir si un collaborateur « parle français » ou maîtrise une autre langue commune à l’entreprise. La question la plus pertinente est de savoir si les collaborateurs peuvent communiquer efficacement dans les situations exigées par leur poste.
Parmi les signes à surveiller :
- Les collaborateurs comprennent les communications écrites, mais participent rarement aux réunions virtuelles.
- Les managers doivent fréquemment répéter ou simplifier leurs consignes.
- Le même collaborateur bilingue est régulièrement sollicité pour traduire pour ses collègues.
- Les collaborateurs internationaux envoient des messages après les réunions pour confirmer les décisions prises.
- Les collaborateurs évitent les présentations, les échanges avec les clients ou les responsabilités managériales parce qu’ils manquent de confiance à l’oral.
- Les malentendus entraînent des demandes de clarification répétées, du travail à refaire ou des retards.
- Les collaborateurs connaissent le vocabulaire technique lié à leur métier, mais rencontrent des difficultés dans les conversations spontanées.
- Les managers confondent un manque d’assurance dans la langue avec un manque de connaissances ou de compétences professionnelles.
Si plusieurs de ces situations se produisent régulièrement, les outils de communication ne suffiront probablement pas à résoudre le problème. Les collaborateurs peuvent bénéficier d’une formation linguistique ciblée sur leurs besoins professionnels.
Ce qu’une formation linguistique pour les équipes à distance doit inclure
La formation linguistique à distance doit refléter la manière dont les collaborateurs travaillent réellement. Un programme généraliste peut améliorer le vocabulaire et la grammaire, mais la communication professionnelle exige de savoir utiliser ces compétences dans des situations imprévisibles et en temps réel.
Évaluer les collaborateurs en fonction de leur rôle
Les collaborateurs d’une même entreprise peuvent avoir des besoins linguistiques très différents.
Un collaborateur du service client peut avoir besoin d’expliquer clairement un problème et d’apaiser des clients mécontents. Un manager peut devoir donner du feedback, animer des réunions et discuter des performances. Un collaborateur occupant un poste technique peut avoir besoin d’expliquer des processus complexes à des personnes qui ne possèdent pas la même expertise.
Les évaluations linguistiques doivent donc prendre en compte à la fois le niveau de langue et les responsabilités professionnelles.
Les entreprises peuvent ensuite identifier les compétences de communication dont chaque collaborateur ou groupe a le plus besoin et construire la formation autour de ces objectifs.
Privilégier les cours en direct pour travailler la communication professionnelle
Les applications d’apprentissage en autonomie peuvent être utiles pour travailler le vocabulaire, répéter et apprendre de manière indépendante. Elles peuvent également aider les collaborateurs à s’entraîner entre les séances avec un formateur.
Cependant, de nombreuses compétences de communication professionnelle nécessitent d’interagir avec une autre personne.
Les collaborateurs doivent avoir l’occasion de s’entraîner à interrompre quelqu’un poliment, à répondre à des questions inattendues, à expliquer une idée de différentes manières, à négocier, à présenter des informations et à réagir lorsqu’ils ne comprennent pas immédiatement leur interlocuteur.
Les cours en direct permettent aux collaborateurs de s’entraîner à ces situations et de recevoir un feedback adapté.
Pour mieux comprendre les avantages des applications et leurs limites, consultez Peut-on apprendre une langue pour le travail uniquement avec des applications ?.
Construire la formation autour de situations professionnelles réelles
L’une des meilleures façons de rendre une formation linguistique en entreprise pertinente consiste à construire les cours autour des situations auxquelles les collaborateurs sont régulièrement confrontés.
Au lieu de s’entraîner sur des conversations génériques, les collaborateurs peuvent apprendre à faire le point lors d’une réunion d’équipe hebdomadaire, expliquer un retard à un client, présenter des résultats trimestriels, discuter d’une procédure de sécurité, répondre aux questions d’un manager ou gérer un désaccord avec un collègue.
Le vocabulaire peut également provenir directement du secteur d’activité, du service, des produits, des prestations et des responsabilités du collaborateur.
Cette approche aide les collaborateurs à faire le lien entre ce qu’ils apprennent pendant leur formation et ce qu’ils doivent faire au quotidien dans leur travail.
Donner la priorité à l’expression et à la compréhension orales
De nombreux professionnels étudient une autre langue depuis des années et possèdent de solides compétences en lecture, en vocabulaire ou en grammaire, mais ne se sentent toujours pas à l’aise lorsqu’ils doivent prendre la parole pendant une réunion.
Le travail à distance peut accentuer cette difficulté, car une grande partie de la collaboration passe par des appels planifiés et des réunions virtuelles.
Les collaborateurs ont besoin d’occasions régulières de s’entraîner à comprendre différentes façons de parler, à répondre sans préparer leur réponse à l’avance, à poser des questions complémentaires, à demander des précisions et à reformuler une idée lorsque leur interlocuteur ne comprend pas.
Cette pratique peut les aider à se sentir plus à l’aise lorsqu’ils participent à de véritables conversations professionnelles.
Intégrer les compétences en communication interculturelle
La langue et la culture sont étroitement liées.
Un collaborateur peut comprendre chaque mot prononcé et malgré tout mal interpréter le message parce que les attentes en matière de communication directe, de politesse, de hiérarchie, de désaccord ou de feedback diffèrent d’une culture à l’autre.
La formation linguistique destinée aux équipes internationales doit donc inclure des discussions sur la manière dont les personnes communiquent dans un contexte professionnel, et ne pas se limiter au vocabulaire et à la grammaire.
Les collaborateurs peuvent, par exemple, apprendre différentes façons d’exprimer respectueusement leur désaccord, de formuler une demande avec plus de nuance, de donner un feedback constructif, de demander des précisions ou de communiquer un sentiment d’urgence.
Comment mettre en place une formation linguistique pour des équipes réparties dans plusieurs pays
L’un des avantages de la formation linguistique en ligne est que les collaborateurs n’ont pas besoin de travailler dans le même bureau pour y participer.
Cependant, les équipes dispersées géographiquement nécessitent tout de même une conception réfléchie du programme.
Les équipes RH et L&D doivent tenir compte du niveau des collaborateurs, de leurs responsabilités professionnelles, de leurs horaires, de leur localisation et de leurs objectifs de communication lorsqu’elles déterminent la structure de la formation.
Regrouper les collaborateurs selon leur niveau et leurs besoins en communication
La localisation géographique ne doit pas être le seul critère pour déterminer quels collaborateurs suivent une formation ensemble.
Deux collaborateurs situés dans des pays différents peuvent avoir un niveau similaire et utiliser la langue dans des situations professionnelles comparables, tandis que deux collaborateurs travaillant dans le même bureau peuvent avoir des besoins de formation complètement différents.
Les petits groupes peuvent être particulièrement efficaces lorsque les participants ont des niveaux comparables et des objectifs professionnels similaires.
Les collaborateurs ayant des responsabilités très spécialisées ou des niveaux linguistiques sensiblement différents peuvent davantage bénéficier d’une formation individuelle.
Proposer des horaires flexibles
Les collaborateurs travaillant à distance peuvent être répartis entre plusieurs bureaux, pays et fuseaux horaires.
La formation doit pouvoir s’intégrer à leur journée de travail sans créer de difficultés inutiles en matière d’organisation ni donner l’impression que le développement professionnel constitue une charge supplémentaire à effectuer en dehors des heures de travail.
La formation en ligne permet de créer plus facilement des groupes en fonction du niveau et des besoins professionnels, tout en tenant compte de la localisation des collaborateurs.
La formation linguistique en ligne de Fluency Corp permet aux entreprises de proposer des cours en direct avec un formateur sans que les collaborateurs aient besoin de se trouver au même endroit.
Donner aux collaborateurs des occasions d’utiliser ce qu’ils apprennent
Une formation est particulièrement utile lorsque les collaborateurs peuvent mettre en pratique leurs nouvelles compétences entre les cours.
Les managers peuvent soutenir le développement linguistique en donnant aux collaborateurs des occasions adaptées de prendre la parole pendant les réunions, de présenter des informations, de communiquer avec leurs collègues ou d’assumer des responsabilités nécessitant l’utilisation de la langue.
Ces expériences renforcent les compétences travaillées pendant la formation et permettent d’identifier les domaines de communication qui nécessitent encore du travail.
Accompagner les apprenants entre les séances de formation
Une formation linguistique est plus efficace lorsque l’environnement professionnel accompagne les collaborateurs dans le développement de leurs compétences.
Les managers n’ont pas besoin de devenir des professeurs de langue. De petits changements dans la communication de l’équipe peuvent faciliter la participation des personnes travaillant dans une langue seconde.
Par exemple, les managers peuvent normaliser le fait de demander des précisions au lieu de considérer cette démarche comme un signe d’inattention. Les personnes qui animent les réunions peuvent marquer une pause avant de changer de sujet, éviter les expressions idiomatiques inutiles et communiquer par écrit les décisions importantes après un appel.
Les sous-titres en direct et les transcriptions peuvent également offrir aux collaborateurs un autre moyen de traiter les informations pendant ou après les réunions virtuelles.
Les outils de traduction et d’intelligence artificielle peuvent aider les collaborateurs à vérifier du vocabulaire, à rédiger des communications écrites ou à s’entraîner entre les séances. Ce sont des outils d’accompagnement utiles, mais les entreprises ne doivent pas les considérer comme un substitut au développement des compétences linguistiques nécessaires pour participer à des conversations spontanées, des réunions, des relations professionnelles, des présentations et des prises de décision.
L’IA peut également offrir des possibilités supplémentaires de pratique entre les cours avec un formateur. Découvrez comment les chatbots IA peuvent soutenir l’apprentissage des langues en entreprise.
Maintenir des protocoles de communication simples et clairs
Les équipes à distance bénéficient d’attentes claires concernant la manière dont la communication doit se dérouler.
Cela peut être particulièrement utile pour les collaborateurs travaillant dans une langue seconde, car cela réduit les incertitudes liées à l’interprétation de la communication professionnelle.
Une entreprise peut définir les outils à utiliser pour les questions urgentes, les mises à jour de projets, les décisions formelles ou les conversations sensibles. Les équipes peuvent également définir des attentes concernant les délais de réponse, les ordres du jour des réunions, les comptes rendus écrits et les procédures d’escalade.
L’objectif n’est pas de créer un ensemble complexe de règles. Il s’agit de rendre la communication plus prévisible afin que les collaborateurs puissent se concentrer sur le message plutôt que d’essayer de comprendre comment ils sont censés communiquer.
Comment mesurer l’efficacité d’une formation linguistique à distance
Le taux de participation et la satisfaction des collaborateurs sont utiles pour déterminer si les collaborateurs prennent part au programme, mais ces indicateurs ne donnent pas une vision complète de son efficacité.
Les entreprises doivent également observer l’évolution de la manière dont les collaborateurs communiquent au travail.
Selon le rôle du collaborateur et les objectifs du programme, les progrès peuvent se traduire par une plus grande participation aux réunions, moins de demandes de clarification, davantage d’assurance pendant les présentations, une meilleure communication écrite, une plus grande capacité à gérer les échanges avec les clients ou une aptitude accrue à assumer des responsabilités nécessitant de meilleures compétences linguistiques.
Les managers peuvent fournir un retour précieux puisqu’ils observent les collaborateurs utiliser la langue dans des situations professionnelles réelles.
Des évaluations régulières peuvent également permettre de mesurer les progrès dans le temps et d’identifier les domaines dans lesquels les collaborateurs ont besoin de davantage de pratique.
La formation linguistique peut contribuer au développement des collaborateurs
L’amélioration des compétences linguistiques peut avoir des effets qui vont au-delà de la communication quotidienne.
Les collaborateurs qui se sentent plus à l’aise pour participer aux réunions, présenter leurs idées, travailler avec des clients ou communiquer avec la direction peuvent également être mieux préparés à assumer de nouvelles responsabilités.
Pour les entreprises internationales, cela peut permettre de développer les compétences de collaborateurs qui connaissent déjà l’organisation, ses produits, ses clients et sa culture, plutôt que de limiter leurs possibilités d’évolution parce qu’ils sont moins à l’aise lorsqu’ils travaillent dans une langue seconde.
Le développement des compétences linguistiques peut ainsi s’inscrire dans une stratégie plus globale de développement des collaborateurs.
Découvrez comment les entreprises peuvent utiliser la formation linguistique pour fidéliser les talents à fort potentiel.
Questions fréquentes sur la formation linguistique pour les équipes à distance
La formation linguistique en ligne est-elle efficace pour les collaborateurs à distance ?
La formation linguistique en ligne peut être efficace pour les collaborateurs à distance lorsqu’elle comprend des interactions en direct, un feedback adapté de la part du formateur et des cours construits autour des besoins réels de communication du collaborateur.
Le format virtuel permet également aux entreprises de proposer des formations aux collaborateurs situés dans différents endroits sans obliger tout le monde à assister aux cours dans le même bureau.
La formation linguistique à distance doit-elle être individuelle ou en petits groupes ?
Les deux formats peuvent être efficaces.
Les petits groupes fonctionnent bien lorsque les collaborateurs ont des niveaux linguistiques et des objectifs de communication similaires. Ils permettent également aux apprenants de s’entraîner à converser avec plusieurs personnes.
La formation individuelle peut être plus adaptée lorsqu’un collaborateur a des responsabilités spécialisées, a besoin d’un accompagnement intensif ou possède un niveau qui ne correspond pas à celui des autres collaborateurs.
La structure appropriée dépend des collaborateurs, de leurs responsabilités et des objectifs du programme linguistique.
À quelle fréquence les collaborateurs à distance doivent-ils suivre des cours de langue ?
Il n’existe pas de fréquence unique adaptée à tous les collaborateurs ou à toutes les entreprises.
La fréquence appropriée dépend du niveau initial du collaborateur, de ses objectifs, de ses disponibilités et des occasions dont il dispose pour utiliser la langue au travail.
La régularité est importante. Une pratique régulière avec un formateur, associée à des occasions d’utiliser la langue entre les séances, offre généralement davantage de possibilités de développer ses compétences que des formations intensives occasionnelles.
Comment les entreprises peuvent-elles mesurer le retour sur investissement d’une formation linguistique ?
Commencez par identifier le problème professionnel que le programme linguistique est censé résoudre.
Si l’objectif consiste à améliorer la participation aux réunions internationales, mesurez si les collaborateurs interviennent plus souvent et communiquent de manière plus autonome. Si l’objectif consiste à améliorer la communication avec les clients, les managers peuvent évaluer la capacité des collaborateurs à gérer plus efficacement les appels ou les conversations.
D’autres indicateurs pertinents peuvent inclure le travail à refaire, les erreurs liées à la communication, le développement des collaborateurs, les promotions internes, la fidélisation ou les retours des managers.
Les indicateurs choisis doivent correspondre à la raison professionnelle qui a motivé la mise en place de la formation.
Aidez vos collaborateurs à distance à communiquer avec assurance
Les collaborateurs à distance peuvent travailler à des milliers de kilomètres les uns des autres, mais ils doivent toujours poser des questions, expliquer des idées, résoudre des problèmes, participer à des réunions, communiquer avec les clients et développer des relations avec leurs collègues.
Lorsque les barrières linguistiques compliquent ces interactions quotidiennes, une formation linguistique ciblée peut aider les collaborateurs à développer les compétences nécessaires à leur rôle.
Fluency Corp propose une formation linguistique en entreprise adaptée au niveau des collaborateurs, à leurs responsabilités professionnelles, à leur secteur d’activité et à leurs besoins réels en matière de communication au travail. Les cours en ligne et en direct permettent également d’accompagner des collaborateurs travaillant dans différents bureaux, pays et fuseaux horaires.
Si vos collaborateurs à distance ont besoin de renforcer leurs compétences linguistiques pour communiquer efficacement au travail, contactez Fluency Corp pour discuter d’un programme de formation personnalisé.
