Communiquer avec des personnes dont le français n’est pas la langue maternelle au travail demande d’utiliser un langage clair, de faire preuve de patience, de pratiquer l’écoute active et de prendre le temps de vérifier que chacun a bien compris. Parlez à un rythme mesuré, évitez les expressions idiomatiques et le jargon inutiles, transmettez les informations importantes par écrit et laissez à vos collègues suffisamment de temps pour répondre.
Ces petits ajustements peuvent réduire les malentendus sans donner à quiconque l’impression d’être mis à l’écart. Ils peuvent également aider les collaborateurs internationaux à participer avec plus d’assurance aux réunions, à poser des questions, à partager leurs idées et à accomplir leur travail avec précision.
Les environnements de travail multilingues apportent aux entreprises une connaissance culturelle précieuse, une plus grande diversité de points de vue et des liens plus solides avec les clients et les marchés internationaux. Une communication claire permet aux entreprises de tirer pleinement parti de ces atouts tout en créant un environnement de travail plus favorable pour chaque collaborateur.
Pourquoi les barrières linguistiques apparaissent-elles au travail ?
Le niveau de français d’un collègue peut varier selon les situations. Une personne peut communiquer facilement dans une conversation informelle, mais rencontrer davantage de difficultés lors d’une présentation technique, d’une réunion au rythme soutenu ou d’un échange professionnel portant sur un sujet peu familier.
Les nouveaux collaborateurs internationaux peuvent également devoir s’adapter à plusieurs éléments en même temps. En plus d’apprendre leur nouveau poste, ils peuvent découvrir un nouveau pays, une nouvelle culture d’entreprise, de nouvelles habitudes de communication et un vocabulaire professionnel différent.
Une personne peut avoir un très bon niveau général de français tout en étant peu familière avec la terminologie de son secteur, les acronymes de l’entreprise, certaines expressions régionales ou le langage utilisé au quotidien au travail. Comprendre un sujet ne signifie pas forcément comprendre toutes les expressions employées pour en parler.
Le stress peut également avoir un impact sur la communication. Les collaborateurs qui ont peur de faire une erreur peuvent moins prendre la parole, hésiter avant de répondre ou éviter de demander des précisions. Cela ne signifie pas qu’ils manquent de connaissances ou qu’ils n’ont pas d’idées pertinentes à apporter.
Comment communiquer avec des collègues dont le français n’est pas la langue maternelle
Utilisez un langage clair et direct
Privilégiez des mots courants et des phrases simples chaque fois que cela est possible. Une communication claire profite à toute l’équipe, y compris aux personnes dont le français est la langue maternelle.
Employer un langage compliqué ne rend pas nécessairement un message plus professionnel. Dans de nombreuses situations, cela rend simplement les consignes plus difficiles à comprendre.
Au lieu de dire : « On reviendra là-dessus une fois que tout le monde aura pu apporter sa pierre à l’édifice », vous pouvez dire : « Nous en reparlerons après que chacun aura donné son avis. »
Éviter toute complexité inutile est particulièrement important lorsque vous abordez les délais, les responsabilités, les procédures de sécurité, les demandes des clients et les modifications apportées à un projet.
Limitez les expressions idiomatiques, le langage familier et le jargon professionnel
Les expressions idiomatiques peuvent prêter à confusion, car leur sens n’est pas toujours évident à partir des mots qui les composent. Des expressions comme « mettre les bouchées doubles », « prendre le train en marche » ou « être dans la boucle » peuvent sembler naturelles à un francophone, mais être difficiles à comprendre pour une personne qui apprend le français.
Les abréviations propres à l’entreprise et le jargon professionnel peuvent poser les mêmes difficultés. Lorsqu’un terme spécialisé est nécessaire, expliquez-le la première fois que vous l’utilisez. Les équipes peuvent également créer un glossaire commun regroupant les acronymes, outils, processus et termes techniques fréquemment utilisés.
Cela ne signifie pas que les collaborateurs ne doivent jamais apprendre les expressions courantes du monde professionnel. Il est simplement préférable de les présenter avec suffisamment de contexte pour que leur sens soit clair.
Parlez à un rythme mesuré
Les personnes dont le français est la langue maternelle parlent souvent plus vite qu’elles ne le pensent, notamment lorsqu’elles sont enthousiastes, présentent un sujet qu’elles connaissent bien ou participent à une réunion très dynamique.
Ralentissez légèrement sans exagérer votre prononciation. Parler de manière excessivement lente peut sembler artificiel ou condescendant. L’objectif est simplement de laisser suffisamment de temps entre les différentes idées pour que votre interlocuteur puisse traiter les informations entendues.
Faire une courte pause après un point important permet également à vos collègues de poser des questions avant que la conversation ne se poursuive.
Ne parlez pas plus fort sauf si cela est nécessaire
Parler plus fort ne rend pas les mots inconnus plus faciles à comprendre. À moins que l’environnement soit bruyant ou qu’une personne ait des difficultés auditives, privilégiez plutôt un vocabulaire plus clair, un rythme adapté et des phrases plus courtes.
Reformuler une idée est généralement plus utile que de répéter exactement la même phrase à un volume plus élevé.
Décomposez les informations complexes en plusieurs étapes
De longues explications peuvent être difficiles à assimiler, quelle que soit la langue utilisée. Lorsque vous confiez une tâche détaillée, divisez les informations en étapes claires.
Expliquez par exemple ce qui doit être fait en premier, qui en est responsable, quelle est l’échéance et quelle sera l’étape suivante. Laissez du temps pour les questions avant d’ajouter de nouvelles informations.
Des listes de contrôle écrites, des schémas, des démonstrations, des captures d’écran et des exemples peuvent également faciliter la compréhension de consignes complexes.
Vérifiez la compréhension sans mettre quelqu’un mal à l’aise
Demander simplement « Vous avez compris ? » ne permet pas toujours d’obtenir une réponse fiable. Certains collaborateurs peuvent répondre oui parce qu’ils ne souhaitent pas interrompre la conversation, donner l’impression de ne pas être préparés ou reconnaître qu’une partie de l’échange n’était pas claire.
Utilisez plutôt des questions ouvertes qui permettent de vérifier naturellement les prochaines étapes. Vous pouvez demander :
- « Quelle sera votre première étape ? »
- « De quelle partie du projet allez-vous vous charger ? »
- « Quand pensez-vous avoir terminé cette tâche ? »
- « Y a-t-il quelque chose que je pourrais expliquer autrement ? »
Ces questions permettent d’identifier les éventuels malentendus tout en maintenant la conversation centrée sur le travail.
Transmettez les informations importantes par écrit
Après avoir donné des consignes oralement, envoyez un court e-mail, un message, un compte rendu de réunion ou une note dans l’outil de gestion de projet. Une communication écrite permet aux collaborateurs de relire les mots qu’ils connaissent moins bien et de vérifier les informations sans avoir à répondre immédiatement.
Un bon message de suivi doit indiquer clairement les responsabilités, les délais, les décisions prises et les prochaines étapes. Il doit rester suffisamment concis pour que les informations essentielles soient faciles à repérer.
Les résumés écrits sont particulièrement utiles après des réunions impliquant plusieurs intervenants, des informations techniques, des décisions importantes ou des priorités qui évoluent.
Laissez aux personnes le temps de répondre
S’exprimer dans une langue seconde demande un effort mental supplémentaire. Un court silence ne signifie pas que votre interlocuteur est perdu ou ne connaît pas la réponse.
Évitez de l’interrompre, de terminer ses phrases ou de répéter immédiatement votre question. Laissez à votre collègue le temps d’organiser ses idées et de répondre.
Cette patience peut favoriser des réponses plus complètes et encourager les collaborateurs à participer plus régulièrement aux échanges.
Demandez quelles sont les préférences de chacun en matière de communication
Les préférences peuvent varier d’un collaborateur à l’autre. Une personne peut trouver les consignes écrites plus faciles à suivre, tandis qu’une autre comprendra mieux un processus grâce à une démonstration ou à une conversation individuelle.
Demandez directement ce qui serait le plus utile plutôt que de faire des suppositions. Une question simple comme « Est-ce que cela vous aiderait si je vous envoyais ces informations par écrit ? » peut faciliter la communication sans attirer inutilement l’attention sur le niveau de français d’une personne.
Comment corriger les erreurs de langue avec respect
Corriger chaque erreur de grammaire ou de prononciation peut interrompre la conversation et réduire la confiance d’un collaborateur. Commencez par vous demander si le message reste compréhensible.
Une correction peut être utile lorsqu’une erreur modifie le sens du message, risque d’entraîner une erreur dans le travail ou concerne un terme que le collaborateur devra utiliser régulièrement. Dans la mesure du possible, faites vos corrections en privé et avec respect.
Vous pouvez également demander à vos collègues comment ils préfèrent recevoir des corrections. Certains apprécient d’être corrigés immédiatement parce qu’ils souhaitent progresser. D’autres préfèrent recevoir des remarques après une réunion ou une conversation.
L’accompagnement linguistique doit aider les collaborateurs à communiquer plus efficacement, et non leur donner peur de prendre la parole.
Quand une entreprise doit-elle faire appel à un traducteur ou à un interprète ?
La traduction et l’interprétation répondent à des besoins différents. Les traducteurs travaillent sur des contenus écrits, tandis que les interprètes facilitent la communication orale.
Faire appel à un professionnel de la langue peut être nécessaire pour les documents juridiques, les consignes de sécurité, les informations relatives aux avantages sociaux, les échanges médicaux, les politiques de l’entreprise, les supports de formation détaillés et toute autre situation dans laquelle la précision est essentielle.
Les outils de traduction en ligne peuvent être utiles pour des mots simples ou des messages informels, mais ils peuvent ne pas restituer correctement le contexte, le ton, le sens technique ou certaines différences culturelles. Les collaborateurs ne devraient pas s’appuyer exclusivement sur des outils de traduction gratuits lorsqu’il s’agit de communications sensibles ou à fort enjeu.
Pour les échanges importants, les entreprises devraient faire appel à un professionnel qualifié qui maîtrise les langues concernées et, lorsque cela est nécessaire, la terminologie spécifique au secteur.
Comment les managers peuvent accompagner des équipes multilingues
La qualité de la communication ne devrait pas dépendre uniquement des ajustements informels réalisés par chaque collaborateur. Les managers peuvent mettre en place des processus qui rendent les attentes plus claires dans l’ensemble de l’organisation.
Certaines bonnes pratiques peuvent être particulièrement utiles :
- Envoyer les ordres du jour avant les réunions
- Définir les acronymes de l’entreprise et les termes techniques
- Envoyer des comptes rendus écrits après les discussions importantes
- Permettre aux collaborateurs de poser des questions après les réunions
- Utiliser des démonstrations visuelles pendant les formations
- Encourager les collaborateurs à demander des précisions
- Proposer une formation linguistique professionnelle lorsque des difficultés de communication affectent les performances
Ces pratiques peuvent améliorer la communication de l’ensemble des collaborateurs, quelle que soit leur langue maternelle.
Comment la formation linguistique en entreprise réduit les barrières de communication au travail
Lorsque les barrières linguistiques ont régulièrement un impact sur les réunions, le travail en équipe, les échanges avec les clients, la sécurité ou la productivité, une formation linguistique professionnelle peut apporter une solution à long terme.
Les cours de langue généralistes peuvent permettre d’acquérir des bases utiles, mais une formation linguistique adaptée au monde professionnel peut se concentrer sur les situations que les collaborateurs rencontrent chaque jour. Les cours peuvent intégrer le vocabulaire de l’entreprise, les responsabilités liées au poste, les échanges avec les clients, les présentations, les e-mails, les réunions et la terminologie du secteur.
La formation peut aider les collaborateurs dont le français n’est pas la langue maternelle à améliorer leur français professionnel. Elle peut également aider d’autres membres de l’équipe à apprendre les langues utilisées par leurs collègues, leurs clients, leurs fournisseurs ou leurs bureaux internationaux.
Un programme de formation linguistique en entreprise bien conçu peut contribuer à :
- Améliorer la clarté des échanges entre collègues
- Renforcer la confiance pendant les réunions et les présentations
- Améliorer la précision de la communication écrite
- Faciliter la collaboration entre les équipes internationales
- Renforcer la qualité des échanges avec les clients
- Améliorer la maîtrise du vocabulaire professionnel
- Favoriser un développement professionnel plus inclusif
Aidez vos collaborateurs à communiquer avec confiance
Fluency Corp propose des formations linguistiques personnalisées aux entreprises qui travaillent avec des équipes multilingues et internationales. Les programmes sont conçus en fonction du secteur d’activité de chaque organisation, des fonctions des collaborateurs, des difficultés de communication rencontrées et des objectifs de l’entreprise.
Les collaborateurs peuvent apprendre le français ou plus de 10 autres langues grâce à des formations en ligne ou en présentiel. Les formateurs natifs de Fluency Corp utilisent la méthode Bellieu, qui place la conversation au cœur de chaque cours afin d’aider les collaborateurs à pratiquer la langue dont ils ont réellement besoin dans leurs situations professionnelles quotidiennes.
Que votre entreprise souhaite améliorer la communication au sein d’un seul service ou proposer une formation linguistique à l’ensemble de l’organisation, Fluency Corp peut créer un programme flexible adapté à vos équipes. Consultez nos études de cas pour en savoir plus.
Contactez Fluency Corp pour bénéficier d’une consultation gratuite et découvrir comment une formation linguistique personnalisée peut aider vos collaborateurs à communiquer plus clairement, à mieux travailler ensemble et à gagner en confiance dans leurs échanges professionnels.
